Organizar y ejecutar un evento no es nada fácil ya que se requiere no solo del liderazgo y los conocimientos de los organizadores, sino también la habilidad para manejar los recursos materiales y sobre todo el personal necesario para que los deseos del cliente se creen en un día especial lleno de celebraciones. En este caso empresas como tuseteventos son especialistas en realizar eventos para empresas con azafatas profesionales.
¿Necesitas azafatas profesionales? Presta atención
Además de aspectos como la comida o la decoración, la selección del personal del servicio es primordial al momento de poner en marcha la organización de un evento, siendo las azafatas la cara más visible, ya que son la imagen del servicio ante los clientes y sus invitados.
Es por eso que contar con el personal de azafatas idóneo es clave para la atención y el servicio, valor clave en cualquier evento independientemente de su magnitud y en el que se deben tomar en cuenta aspectos primordiales que van desde su look, dicción y sus conocimiento sobre el servicio.
¿Cuál es la función de una azafata de eventos?
La azafata primero que todo debe ser una persona capaz de relacionarse con otras personas de forma fluida a través de la atención directa con los invitados.
Cada día empresas y organizaciones buscan este tipo de personal para trabajar en ferias, congresos o actos oficiales por lo que cada día se convierte en un oficio con un alto índice de salida en el mercado laboral.
Por lo tanto una azafata se define como aquella persona con las habilidades necesarias para ofrecer apoyo en el servicio a particulares e instituciones, promoviendo la imagen del evento y reforzando las cualidades de la marca o firma.
Así en el mundo del servicio existen diversos tipos de azafatas entre las que se encuentran:
Azafata de imagen
Estas trabajan en eventos de gran envergadura como imagen visible de la marca. Generalmente para este tipo de azafatas se buscan chicas con excelente físico y estatura, además de una impecable presencia.
Azafata de protocolo
Es la que se dedica a trabajar en eventos oficiales o privados, como inauguraciones, trabajando como guías y atendiendo las necesidades de cada evento.
Azafata de eventos o congresos
Quienes reciben a académicos, gente que va a dar conferencias y todo el público en general que asiste, teniendo a su cargo toda la logística sobre el montaje de las conferencias y cualquier acto o iniciativa dentro de la misma.
Azafata de feria
Son aquellas contratadas para atender al público y ofrecer información en las ferias sobre la misión de la empresa y los servicios o productos que promocionan, además de tener ciertas atenciones adicionales, como regalos, bebidas y otros detalles en pro de unas buenas relaciones públicas.
Azafatas attaché
Estas se encargan de guiar constantemente a una persona o grupo durante el trayecto en un viaje, paseo o evento en específico. Regularmente este servicio comienza desde la llegada de las personas en el aeropuerto hasta su partida.
Azafatas de transporte turístico
Especializadas en atender turistas en recorridos o tours con el fin de hacer más agradable la experiencia al viajero.
Consejos para escoger el personal de azafata correcto
Ya sea si se hace por cuenta propia o se posee una agencia de eventos, escoger de forma personal a las azafatas para que trabajen en un evento debe ser fundamental, ya que las personas contratadas deben estar capacitadas a la hora de anticiparse a cualquier situación y responder a tiempo a las necesidades del público a quien atienden.
Al momento de enfocarse en la contratación del equipo completo del evento y cuando se llegue a pensar en las azafatas, se deben tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la selección, entre las que se encuentran:
- Mantener una comunicación clara y transparente con las futuras azafatas definiendo claramente el tipo de servicio a realizar y las expectativas del trabajo.
- Buscar en las chicas una actitud proactiva, que sean capaces de adelantarse a las situaciones y problemas en pro de un buen servicio.
- Comunicar de manera efectiva a todo el personal todo el protocolo a seguir y los datos esenciales a tomar en cuenta dentro del evento como el cronograma y el programa general del mismo.
- Una vez contratado el personal se debe tener siempre a mano un grupo de azafatas de reserva en caso de que se necesite sustituir a alguna de estas.
- Realizar periódicamente un seguimiento del desempeño de las azafatas en cuanto a su rendimiento, incluso sondeando entre los clientes sus impresiones acerca de su trabajo.
- Propiciar dentro del grupo un ambiente laboral cordial y orientado al trabajo en equipo manteniendo la buena comunicación y reforzando siempre una actitud positiva.
- Realizar una reunión previa antes del evento para explicar las dimensiones del mismo y las características tanto del servicio como de los clientes a asistir, y de otros aspectos relevantes antes de realizarse el evento.
Hay cursos para aprender a ser una azafata y congresos especializados donde aprenderán técnicas para utilizar en los eventos, servicio al cliente, entre otros temas.
